経理・会計業務の救世主として期待されるRPAをスムーズに導入する方法

RPAと相性が良いと言われる経理・会計業務。今回のコラムでは、なぜ相性が良いのか。実際にどのような業務にRPAが適用できるのかを紹介したいと思います。また、経理・会計業務におけるRPA導入の課題やその解決方法についても考えてみたいと思います。

ある大手企業グループが経理関連業務にRPAを導入して、年間で数十万枚の伝票入力作業を自動化したという事例が話題を呼んでいます。実際、RPAは経理・会計業務と相性が良いと言われており、データ入力作業をはじめ、売掛金などの消し込み業務、請求書などの帳票発行業務といった人手で作業していたさまざまな定型業務への適用が期待されています。

実際にどのような業務での自動化が有効なのか、いくつか例を挙げてみましょう。

【会計システムのデータ入力・連携】
• 手作業で入力していた表計算ソフトのデータを経理・会計システムに自動で入力
• 販売管理システムなどほかのシステムから、会計システムへデータを自動で取り込み

【帳票発行業務】
• 申込書や請求書の内容を書類作成フォームへ自動転記して帳票データを作成。取引先へ書類データをメールで送信
• 会計データの一部を選択・抽出し、定型の報告書フォームへ自動で転記。関係者へ報告書をメールで送信

【データ突合業務】
• 買掛金や売掛金の消し込みなどの突合業務を自動化し、不一致項目をリスト化
• 電車運賃をWebサイトで調べ、経費精算申請書のデータと自動で照会

ではなぜ、RPAは経理・会計業務との相性が良いのでしょうか。第一に、経理・会計業務の特性として、ルールに従いあらかじめ決められた手順で、正確に作業しなければならない作業が多く、定型業務と言われるルーティンワークが多く存在し、自動化に取り組みやすいという理由が挙げられます。

一方、そのような背景もあり、会計・経理業務は早い段階からコンピュータ化も進められてきました。現在では手書きの帳簿のみで経理・会計業務を行っている企業は少なく、ERPやパッケージソフトの導入はもとより、領収書をスマホでスキャンして、クラウドで会計情報を管理し、銀行口座ともシームレスに連携できる先進的なサービスを利用している企業もめずらしくありません。

しかし、すべての業務をシステム化するのにはコストや手間がかかるため、業務間や連携するシステム間に手作業が介在せざる得ない状況があるというのが、第二の理由として考えられます。

そして第三の理由として、経理・会計業務では月締めや決算の前など特定の時期に大きく業務負荷がかかるため、自動化によって残業時間や作業人員を削減できるといった成果を得やすいという点が挙げられます。

ある業務が自動化されれば、その業務の処理中にほかの作業を進めることができるようになったり、短時間で業務を終えることができるようになります。人員が増えたのと同じ効果が期待できますので、定型作業の自動化が進めば進むほど、残業時間や作業人員の削減という目に見える効果が期待できます。

このようなことから、RPAは会計・経理業務と相性が良いと推察されます。

一方、会計・経理業務ならではの要因から導入がスムーズに進まないケースも見られます。

たとえば、会計・経理業務はルールに従った手順や確認が必要とされますが、独自の習慣や担当者ごとに異なるローカルルールのもとに作業が進められていることも少なくありません。そのような場合、そのまま自動化を進めようとすると、自動化のシナリオが複雑化してしまい実行プログラムの作成に多くの手戻りが発生したり、属人化した手順がそのまま自動化してしまうことで業務が硬直化・ブラックボックス化してしまうことがあります。

また、担当者の方にとっては耳の痛い話になるかもしれませんが、会計・経理の担当者は業務の性質上、完璧主義者が多く、細部にこだわりを持っていることも多いため、業務のやり方を変えたがらないという傾向が見られます。そのため、自動化のために業務フローの見直しや改善を図ることに拒否反応を示してしまい、自動化への取り組みが進まなかったり、局所的な自動化にとどまり、思ったような効果が得られず、“RPAは使いものにならない”とレッテルを貼られてしまうケースも考えられます。

このようなRPA導入の阻害する要因への対応策としては、業務の可視化を図ることが有用です。業務フロー図など見ながら業務の自動化について議論を進めれば、業務の無駄や粗も明らかになりますので、慣習や特定の担当者のこだわりに関係なく、あるべき姿の業務を自動化できます。各作業の工数や時間も明確にすれば、自動化後の効果を客観的に見極めながら議論を進めることができるでしょう。

また、情報システム部門や経営管理部門、さらには（サポートベンダーとして）弊社のような第三者がかかわることで、担当者の感情や声が大きい人の意見に引きずられず、冷静にあるべき業務と自動化を議論できるようになります。その際に、業務が可視化されているといないでは、議論のスピードや深度が変わってきます。

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